15 déc. 20213 min de lecture

Durée de conservation des archives

Une entreprise est tenue de conserver divers documents (justificatifs, registres, factures, …) pendant un certain temps. Sont concernés : les documents comptables, commerciaux, fiscaux et sociaux et leurs délais de conservation varient en fonction de leur nature.

Voici les durées légales de conservation des principaux documents de l’entreprise.

Des durées variables de conservation selon les documents

La durée de conservation est variable selon la nature du document.

La durée indiquée ci-après est une durée minimale, l'entreprise peut décider de les conserver au-delà si elle le juge nécessaire.

L'intérêt pour l'entreprise

L'entreprise doit respecter les règles en vigueur afin de ne pas se mettre en contravention avec la loi. La conservation de certains documents lui permettra par ailleurs de : - préserver ses droits car c'est au moyen d'écrits que l'on prouve le plus facilement la réalité et l'étendue de ses droits, - prouver qu'elle a bien rempli ses obligations, notamment vis-à-vis de l'administration fiscale, des caisses sociales ou encore à l'égard d'un co-contractant. - prouver la date de règlement d'une dette (un justificatif écrit de paiement donne "date certaine" au règlement), - présenter "un commencement de preuve par écrit" en cas de différend : tout document écrit peut constituer un commencement de preuve par écrit s'il rend vraisemblable le fait que l'on veut prouver; par exemple, un relevé de banque où apparaît le versement d'une somme peut constituer le commencement de preuve par écrit d'une dette qui n'a pas fait l'objet d'un engagement écrit. A noter : en l'absence d'écrits clairs, pour des dossiers qui peuvent être sources de différends, il peut être utile de garder les télécopies, e-mails, ...car ces documents seront des commencements de preuve par écrit.

Le lien entre durée légale de conservation et prescription

Le plus souvent, la durée obligatoire de conservation d'un document correspond à la prescription au-delà de laquelle il ne peut plus y avoir de contestation : la prescription correspond au principe selon lequel l'écoulement d'un délai entraîne l'extinction d'un droit, ce qui rend toute poursuite impossible. A noter : la prescription commence à courir au jour où le titulaire du droit ou de l'action a eu connaissance des faits lui permettant de l'exercer (Article 2224 du code civil).

La forme de conservation des documents de l'entreprise

Original ou copie ?

Dans le cadre d'une procédure judiciaire, il arrive qu'une partie ait perdu son document original. Dans ce cas, la loi accepte qu'elle fournisse une copie du document pour prouver l'existence d'un acte, à condition que cette copie soit une reproduction "fidèle et durable (indélébile)" de l'original. Il faut ensuite que les juges reconnaissent la force probante de cette copie. A noter : en dehors des copies de lettres et des factures établies par l'entreprise à l'appui de ses ventes, tous les documents qui doivent être représentés à toute réquisition des agents des finances publiques doivent être conservés dans leur forme originale.

Format papier ou format électronique ?

Le support du document conservé peut être le papier ou la forme électronique, pourvu que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée, et que le document électronique soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité (article 1316-1 du code civil).

L'écrit électronique est admis comme preuve (au même titre que l'écrit sur support papier) sous réserve que l'on puisse identifier la personne dont il émane, et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. D'ailleurs, le code de commerce autorise le commerçant à tenir son livre-journal et son livre d'inventaire sous forme électronique, à condition qu'ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

La durée de conservation d'un document sur support informatique Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant au moins 3 ans, délai pendant lequel l'administration fiscale peut exercer un droit de reprise. L'entreprise n'est pas tenue de constituer d'archivage supplémentaire sur papier. Passé ce délai, ils doivent être conservés sur tout support, au choix, pendant un délai de 3 ans.

Les sanctions encourues

Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation de documents, toutefois, des sanctions peuvent être encourues notamment en matière fiscale.

Les documents à conserver